Apostar em um sistema de automação é determinante para o sucesso de uma empresa. Isso porque esse tipo de sistema nada mais é do que uma ferramenta que otimiza processos, reduz custos, aumenta a eficiência e aprimora o trabalho.

Explicando de maneira simples, a automação consiste na substituição de tarefas simples e burocráticas executadas por colaboradores em um sistema customizado que executa esses mesmos afazeres de maneira mais ágil, criando um fluxo de operação eficaz.

Entretanto, para que a implementação de um sistema de automação seja bem-sucedida e que a tecnologia seja aproveitada ao máximo para trazer os benefícios esperados, é necessário tomar cuidados e evitar problemas que podem colocar todo o esforço a perder.

Listamos abaixo três erros que você deve evitar na implantação de um sistema de automação na sua empresa. Confira quais são eles:

1. Não fazer um mapeamento dos processos

Não fazer um mapeamento dos processos é o primeiro erro a ser evitado. Isso porque a automação existe justamente para otimizar os processos, tornando-os mais eficientes. Sem mapeá-los, fica impossível determinar quais etapas podem ser aprimoradas.

Para fazer um mapeamento adequado, é necessário analisar documentos trocados pelos departamentos da empresa, identificar como é a necessidade de consulta para encontrar arquivos e rastrear tarefas feitas em duplicidade ou executadas manualmente sem necessidade.

Também é preciso apontar atividades que podem sinalizar, de maneira automática, o início de outras, elucidar etapas em que o processo produtivo é interrompido na falta de algum colaborador etc.

2. Não realizar um planejamento correto para a implantação

O segundo erro a ser evitado é a não realização de um planejamento correto para a implantação do sistema de automação. Após o mapeamento, é necessário planejar e começar a automatizar pelos processos mais simples.

A consultoria de uma empresa especializada é muito importante para auxiliar nessa etapa de planejamento, para que os processos sejam robotizados gradativamente, de maneira eficiente.

3. Deixar de preparar a equipe para as mudanças

Por fim, outro erro que deve ser evitado é não preparar a equipe para as mudanças. É importante envolver os colaboradores em todo o processo, para que eles entendam a relevância da automação. Com isso, todos têm a ganhar.

A robotização não implica na substituição de capital humano, mas apenas na otimização de tarefas que podem ser automatizadas, de forma que os colaboradores possam ter mais tempo para se dedicar a funções estratégicas dentro da empresa. Além de ser importante deixar isso bem claro, é necessário que todos saibam como utilizar o software de maneira adequada para garantir a eficiência dos processos.

Conforme mostramos acima, implantar um sistema de automação com eficiência é determinante para o sucesso das operações da empresa. Pecar no mapeamento, no planejamento da implantação e no treinamento da equipe são erros graves e que devem ser evitados para que a robotização seja eficaz e forneça um diferencial competitivo efetivo no mercado.

Agora que você já sabe quais erros deve evitar na implantação do sistema de automação, que tal entrar em contato conosco? Somos uma empresa especializada em otimização de processos corporativos e gerenciamento de projetos!

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