A análise de processos é uma ferramenta indispensável para todas as empresas. Por meio dela, é possível compreender atividades a partir de uma perspectiva global, o que permite avaliar se as operações da empresa geram valor de maneira otimizada, identificando os pontos onde é possível implementar melhorias.

Fazer esse tipo de análise é fundamental para a gestão estratégica das organizações. Ao avaliar o desempenho do processo e otimizá-lo, consegue-se atingir objetivos e resultados de maneira mais eficiente, reduzindo custos e ganhando agilidade.

Como resultado, a empresa observa uma melhoria em sua rentabilidade e na qualidade de suas entregas, tornando-se mais competitiva diante do mercado. Para aplicar essa análise em sua empresa, explicamos algumas ações importantes. Confira!

Identifique o problema do negócio

Na hora de realizar uma análise de processos em uma empresa, a primeira atitude deve ser identificar os problemas que o negócio vem sofrendo. Pode ser a baixa produtividade, o desperdício de recursos, a existência de falhas operacionais, entre outros.

Uma vez identificados os problemas, também é importante priorizá-los. Concentre esforços primeiro no que vai gerar mais resultados ao planejamento estratégico da empresa. Quando isso estiver resolvido, parta para as demais questões.

Se você não tiver uma ideia clara sobre como cada processo responde aos objetivos organizacionais, reflita sobre algumas questões.

  • Qual é a missão da empresa?
  • Quem é o cliente da empresa?
  • O que o cliente deseja/valoriza?
  • Quais são nossos indicadores chave (KPIs)?
  • Quais são as ações estratégicas da empresa?

Defina a equipe

Antes de começar a analisar o processo que você definiu como prioritário, é necessário definir as pessoas com quem você vai trabalhar. Busque chamar para o seu time aqueles colaboradores que já trabalham com o processo no dia a dia, que conhecem o que deve ser feito e que conhecem as falhas.

Além disso, busque também quem tenha experiência com a análise de processos semelhantes. Caso não haja ninguém com essas características dentro da empresa, busque um consultor externo ou uma empresa especializada.

Faça o mapeamento dos processos

Depois de identificar qual problema você precisa resolver, é hora de mapear os processos relacionados. Nesse momento, você pode encontrar um ou mais fluxos de trabalho.

Para analisar cada um deles, você pode seguir algumas etapas.

  • Determinar seus objetivos
  • Identificar as saídas do processo
  • Identificar os clientes do processo
  • Identificar as entradas do processo
  • Identificar os fornecedores do processo
  • Identificar as atividades do processo
  • Entender quais são os limites do processo
  • Analisar o fluxo de trabalho
  • Identificar pontos de melhoria
  • Aplicar as melhorias
  • Testar e validar o novo processo

Dentro desse raciocínio, você primeiro desenhará o processo AS IS (como é), para depois analisá-lo, e em seguida, desenhar o modelo TO BE (como deve ser). Ao final, não se esqueça de definir os KPIs de controle. Eles vão lhe ajudar a medir a execução do fluxo de trabalho, permitindo que você saiba se de fato o novo processo apresenta o desempenho esperado.

Realizar uma análise de processos é essencial para que você alcance os objetivos estratégicos da sua empresa. Ao mapear os processos relacionados e implantar melhorias, será possível aperfeiçoar todo o fluxo de trabalho. Com isso, você conseguirá melhores resultados, contribuindo para a otimização de recursos e para o crescimento da organização.

A análise de processos é o que você precisa para a sua empresa nesse momento? Então, aprofunde-se no tema e veja nosso artigo sobre mapeamento de processos.

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