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Quantas vezes você já sentiu que seu processo não trazia o resultado esperado? Eu diria que algumas. O motivo para isso pode ter “n” razões. A melhoria contínua, como o próprio termo sugere, é o ato de aprimorar um produto, serviço ou processo. Independentemente de qual deles escolhemos, essas alterações podem ser incrementais (ao longo do tempo) ou inovadoras (todas de uma vez).

Através dela, podemos melhorar seu processo afim de termos o objetivo atingido. No texto de hoje, conto a você o porquê é importante implementar melhorias contínuas nos processos do seu negócio e como começar a fazer isso! Acompanhe!

Qual a importância da melhoria contínua de processos?

O grande pulo do gato aqui é a palavra “contínua”. Não estamos falando de uma iniciativa única e isolada. Ao contrário do que muitas empresas fazem com frequência, a melhoria contínua de processos busca otimizar sequências de atividades dia após dia, e não apenas ao perceber que as tarefas já não condizem mais com o esperado, ou não trazem o resultado almejado.

Isso significa que, periodicamente, os processos são analisados e incrementados. Ou seja, são realizadas adequações para que se tornem mais eficazes, deixando o fluxo de tarefas mais produtivo e otimizado e atingindo os objetivos esperados.

Assim, podemos dizer que a melhoria contínua de processos vai além de uma prática. Ela precisa ser encarada como uma filosofia corporativa, visto que, a partir dela, suas atividades ficam mais eficientes, e seu processo mais inovador e ágil a longo prazo. Ou seja, ao ser adotada como prática organizacional, ela melhora a maneira como o negócio é executado.

Mas tenha cuidado!

Vale lembrar que há diferença entre melhoria contínua, redesenho e reengenharia de processos. Enquanto a melhoria contínua faz adequações pontuais em processos que já estão funcionando e precisam ser otimizados, o resenho e a reengenharia partem para uma visão maior, do processo ponta a ponta. E, nesse caso, a reengenharia atua de forma mais impactante, uma vez que ela modifica por completo um processo. Isso quer dizer que a reengenharia de processos ignora os aprendizados passados e parte do “zero”, como se estivéssemos em um papel em branco.

Veja também: Transformação de Negócios ou Melhoria Contínua?

Como implementar a melhoria contínua de processos?

Falando da forma como estou falando, parece que essa missão é muito simples. Engano seu! Por isso, confira a seguir, algumas dicas para iniciar esse processo no seu negócio.

  1. Mapeie seus processos

Lembra que no início do texto eu questionei se você não possuía um processo que não dava o resultado esperado? A falta de visibilidade das tarefas que o compreende pode estar afetando o desempenho do seu processo.

Para corrigir essa situação, o primeiro grande passo que você deve dar é mapear o seu processo a ser melhorado. Dessa forma, você consegue visualizar melhor todas as tarefas que compõem esse fluxo de atividades e que precisam ser executadas, bem como todos os envolvidos nesse processo. Isso é importante, pois muitas vezes você pode ter apenas um executor, no entanto, em casos mais complexos, você pode ter um processo interdisciplinar, o qual envolve vários setores da empresa.

Leia também: Como melhorar a comunicação e integrar pessoas?

  1. Padronize seus processos

Após ter levantado todas as etapas do seu processo durante o mapeamento, eis que surge o momento de padronizá-lo, ou seja, criar a sequência correta das atividades. A padronização auxilia no processo de execução, minimizando a possibilidade de erros durante o processo e os riscos de que algo saia fora do planejado. Isso porque padronizar significa criar uma estrutura única e que sirva de modelo para a execução as atividades.

Com esses dois passos feitos – mapeamento e padronização do processo – você consegue identificar mais facilmente gargalos e oportunidades de adequações, como tarefas a serem eliminadas do processo, redução do tempo, ou redução de burocracias do processo e assim por diante. Dessa forma seu processo passa a ser muito mais inteligente.

  1. Use a tecnologia a seu favor

Nesse processo de mapeamento e padronização, com o objetivo de implementar as melhorias necessárias, realizar as análises periódicas nos seus processos e mensurar os resultados obtidos com elas, é muito importante usar soluções tecnológicas.

Softwares de BPMS, por exemplo, são essenciais para isso, uma vez que eles ajudam a operacionalizar as tarefas através da automatização de processos.Ou seja, nada mais são do que uma ferramenta que permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria constante. Isso mesmo, BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo.

Veja também:

Dessa forma, integrado a um ERP, um bom sistema de BPM pode, entre outros benefícios, fortalecer as bases para a implementação de uma cultura de melhoria contínua na sua empresa.

Mãos na massa!

Como você viu até aqui, a implementação de melhoria contínua em processos é uma atitude que está mais relacionada a uma nova maneira de gerenciar as tarefas do negócio, de forma sistematizada e em constante avaliação, do que implementar métodos revolucionários.

Com processos mapeados e padronizados e com o auxílio da tecnologia, é possível fazer com que bons incrementos nos seus processos virem uma rotina saudável na sua organização, o que pode, inclusive, impactar positivamente no desempenho da sua equipe.

Agora que já te mostramos algumas dicas de como iniciar esse movimento na sua empresa, é chegada a hora de você pôr em prática. Vamos começar?

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