Ao longo do dia, você pode perceber que os colaboradores do escritório estão ociosos. Isso acontece por uma série de fatores — não apenas por desmotivação, mas também por falhas nos processos —, gerando o chamado custo de ociosidade.

Reduzir gastos é uma das principais bandeiras de qualquer gestor, uma vez que as empresas eficientes conseguem melhores resultados, aumentando sua margem de lucro.

Por conta disso, criamos um post simples e rápido para explicar a você o que é o custo de ociosidade, quais são os seus impactos, como você pode calculá-lo e, principalmente, como reduzir os seus efeitos dentro de seu escritório de advocacia. Boa leitura!

O que é o custo de ociosidade?

Sempre que um colaborador não está produzindo, podemos dizer que ele está ocioso. Em um primeiro momento, pode parecer algo inofensivo, mas o custo de ociosidade é um desperdício invisível que acaba prejudicando o seu negócio.

Reduzir a capacidade ociosa é fundamental para estabelecer uma harmonia entre as atividades a serem desenvolvidas e o tempo hábil dos colaboradores, evitando o desperdício e melhorando a eficiência e a produtividade.

Em um primeiro momento, a empresa até pode sobreviver à ociosidade. Porém, esse tempo parado gera um alto custo, que é difícil de identificar. Sanar esse problema, em contrapartida, pode aumentar a lucratividade do escritório.

Como calculá-lo?

O cálculo do custo de ociosidade é simples e pode ser feito rapidamente, utilizando uma média do tempo produtivo de cada colaborador dentro do escritório. Sendo assim, ele não é exato, mas muito próximo da realidade vivida dentro da empresa.

Primeiro, levantam-se os custos fixos de produção e quanto custa manter o funcionamento do escritório. Feito isso, dividimos o valor pelo total de casos entregues, que foram capitalizados dentro do período, e multiplicamos pelo percentual da capacidade ociosa — ou seja, a relação entre produção e capacidade de produção.

O valor obtido é o custo de ociosidade dentro de cada processo do escritório. Existem vários cálculos diferentes que podem levar a esse número, alguns mais complexos do que outros. Independentemente da metodologia escolhida, o principal ponto é encontrar os gargalos que podem auxiliar a reduzir esse número.

Quais são as dicas para reduzir essa variável?

Como se trata de algo quase invisível, é difícil para o gestor entender o custo de ociosidade e seu real peso sobre os resultados de uma empresa. Porém, você pode ficar surpreso ao finalizar os cálculos e perceber que o escritório perde muito dinheiro por conta de processos falhos. Confira, a seguir, como reduzir esse percentual.

Seja mais próximo da área de vendas

Entender quais são os processos que acabam rendendo mais ociosidade, por conta da morosidade de seus encaminhamentos, é interessante para escolher melhor os seus clientes. Nesse sentido, um alinhamento com o setor de vendas pode ajudar.

Otimize os processos

A otimização e automação de processos é fundamental na redução da ociosidade, pois facilita a realização de tarefas repetitivas e garante mais tempo hábil aos colaboradores para se dedicarem a atividades importantes para o negócio.

Monitore os seus colaboradores constantemente

Sempre esteja de olho sobre o que os seus colaboradores estão fazendo, como eles estão trabalhando e por que o fazem desse jeito. Por meio desse monitoramento, você pode descobrir as causas da ociosidade ou insights para evitar que ela ocorra.

O custo de ociosidade pode ser um fantasma, que causa desperdício sem ser notado. Identificar o problema e tratá-lo é fundamental para melhorar a eficiência e lucratividade de seu escritório de advocacia.

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