Melhorar a produtividade do setor administrativo é muito importante, especialmente se você deseja ter um negócio com processos mais ágeis e eficazes. Mas a verdade é que, hoje, segundo pesquisa divulgada pela Exame, apenas 39% do tempo de trabalho é realmente produtivo.

Para otimizar esse resultado, faz-se necessário melhorar a comunicação interna, automatizar processos e dar feedback de forma contínua. Continue a leitura deste post e conheça essas e outras dicas!

1. Otimize o processo interno de comunicação

A comunicação é um importante elemento para a área administrativa. Afinal, ela garante o alinhamento dos profissionais, bem como a fluidez de mensagens importantes. No entanto, sua falta acarreta em erros e travamento operacional — coisas realmente indesejadas.

A melhoria da comunicação depende da implementação de novos canais, como murais de recados e aplicativos mobile. Além disso, é importante que os líderes do negócio comprometam-se em cascatear as informações adequadas, criando uma cultura de credibilidade.

2. Agilize o fluxo de trabalho

Por diversas vezes, o expediente de trabalho é sufocado com tarefas sem importância ou, ao menos, sem nenhuma prioridade. Aliás, é importante destacar que grande parte do período é perdido em reuniões desnecessárias, idas ao banheiro ou conversas paralelas.

Acabe com as barreiras que impedem o aumento da produtividade, como o excesso de burocracia ou a senilidade dos processos diários. Será que cada reunião, relatório ou e-mail é realmente importante? Busque eliminá-los e dar vazão a um trabalho mais ágil.

3. Ofereça feedback de forma contínua

No Brasil, muitos negócios ainda não construíram uma cultura de feedback — ou seja, não estão acostumados a falar dos pontos fortes e fracos dos seus integrantes. Isso é fundamental no setor administrativo, que demanda resultados cada vez melhores.

Agende reuniões individuais com os profissionais da área administrativa, deixando claro a razão e o horário para que o colaborador se programe. Nela, equilibre as críticas e elogios, mostrando que também enxerga o que o profissional faz de positivo pela empresa. No final, conseguirá eliminar comportamentos inadequados e estimular ações mais positivas.

4. Invista na automação dos processos

Atualmente, muitos processos não precisam de intervenção humana. Eles podem ser automatizados e agregar competitividade ao negócio. Como exemplo, pode-se falar no disparo de e-mails, na extração de dados de outros sistemas e em outras atividades com ações repetitivas.

Dessa maneira, é possível manter o foco nas ações mais estratégicas, aumentando o fluxo de trabalho e a produtividade do empreendimento em geral. As tarefas repetitivas são repassadas para robôs automatizados, que as desempenham com segurança e eficácia. Contudo, é necessário contar com a ajuda de uma empresa especializada no assunto.

5. Defina metas

O primeiro passo para o sucesso de qualquer estratégia é a definição de metas e objetivos bem claros, para que todos os colaboradores saibam o que devem conseguir com cada ação. Essa é a única forma de sua empresa direcionar esforços em vez de buscar atingir vários ideais difusos, como aumentar os lucros, reduzir as despesas operacionais etc. Para isso, é essencial pensar: onde você quer que o setor administrativo esteja daqui a um ano?

Existe uma metologia específica para criar bom objetivos: a SMART — um acrônimo que sintetiza várias formas de ser realista nessa tarefa:

  • Specific (Específico) — Deve-se expressar, de forma clara, somente um determinado ponto. Em vez de escrever em uma meta várias coisas, como “melhorar a eficiência operacional, reduzir o turnout e eliminar gargalos”, atenha-se a uma só métrica ou indicador. Por exemplo, “diminuir a taxa de refações”;
  • Mensuráveis — Os objetivos devem conter algum elemento objetivo que possa ser medido para avaliar constantemente a sua evolução. Portanto, deve-se evitar formulações genéricas sem um indicador para auxiliá-lo. Continuando o exemplo anterior, você pode acrescentar: “diminuir a taxa de refações em 5%”;
  • Alcançáveis — É preciso saber se é realmente possível alcançar aqueles resultados com ações internas da sua empresa. Assim, você não escolhe objetivos que são impossíveis para qualquer negócio;
  • Realizáveis — Aqui, deve-se avaliar se a sua empresa tem os recursos suficientes para conseguir realizar os seus objetivos, isto é, se há pessoal e matéria-prima atualmente ou capital para comprá-los;
  • Temporizáveis — É essencial estabelecer um prazo para que aquela métrica seja realizada. Assim, a formulação final do nosso exemplo seria “diminuir a taxa de refações em 5% até dezembro de 2019, ao implementar novas a tecnologia de robotização de processos corporativos e treinar nossos funcionários”.

6. Delegue responsabilidades

Muitos gestores têm medo de delegar as responsabilidades, mas o setor administrativo só funciona bem quando todos têm uma carga de trabalho compatível com a sua capacidade — se você se sobrecarrega, provavelmente fará algo mal feito. Para delegar, treine bastante os seus funcionários para executar bem as suas funções e, então, delegue-as para aqueles que conquistaram a sua confiança.

7. Monitore os processos

Outro pilar da gestão moderna é o monitoramento de processos. Para cada objetivo e ação, é preciso estabelecer métricas e indicadores que verifiquem a sua performance. Para isso, deverá haver um dado objetivo para saber se todas as tarefas estão contribuindo para uma maior eficiência do setor administrativo.

8. Capacite os colaboradores

Não existe um setor que tenha se tornado bem-sucedido, sem ter treinado os seus colaboradores para executar suas funções com maestria. Os treinamentos e cursos devem ser aprofundados, e não apenas uma mera formalidade.

9. Motive a equipe do setor administrativo

Por fim, cabe ao gestor motivar constantemente a equipe. Isso pode ser feito com várias medidas, como:

  • dar feedbacks positivos e fazer críticas respeitosas;
  • oferecer oportunidade de crescimento dentro do setor;
  • delegar responsabilidades;
  • oferecer benefícios para quem se destaca.

Todas essas ações são imprescindíveis para manter sua equipe satisfeita, o que reduz significativamente os erros, a lentidão, os gargalos de produtividade e outros problemas frequentes. Portanto, uma gestão moderna de um setor administrativo envolve a utilização da tecnologia certa, o investimento em pessoal e a qualificação do gestor.

Agora, você já sabe como melhorar a produtividade no setor administrativo. Então, não deixe de aprimorar o diálogo interno, agilizar o fluxo de trabalho, oferecer feedback para os profissionais e investir na automação dos processos. No final, toda a empresa será beneficiada.

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